Raporty o nieprawidłowościach

REGULAMIN ZARZĄDZANIA ZGŁOSZENIAMI DOTYCZĄCYMI NIELEGALNEGO ZACHOWANIA I POWIĄZANYCH FORM OCHRONY

Aby zachęcić i ułatwić zgłaszanie nieprawidłowości, a tym samym zmniejszyć ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, firma Le Sac. Spółka Le Sac Srl („Le Sac” lub „Spółka”) przyjęła regulamin spółki, który reguluje wewnętrzny system zgłaszania naruszeń (sygnalizowanie nieprawidłowości) zgodnie z Dekretem Ustawodawczym nr 133/2002. Rozporządzenie nr 24 z dnia 10 marca 2023 r. (tzw. „Rozporządzenie w sprawie sygnalizowania nieprawidłowości”), wydane na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1937/WE.

System sygnalizowania nieprawidłowości w firmie chroni przed wszelkimi negatywnymi konsekwencjami

każda osoba zamierzająca zgłosić naruszenie przepisów krajowych lub Unii Europejskiej, które szkodzą interesowi publicznemu lub integralności administracji publicznej lub podmiotu prywatnego, o których dowiedziała się w kontekście wykonywania swojej pracy, zapewniając jednocześnie poufność i ochronę danych osobowych zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz wszystkich osób zaangażowanych.

Za pomocą tej procedury nie można składać reklamacji ani wniosków gwarancyjnych.

Tryby pracy

1. Kanały zgłaszania

Zgodnie z Dekretem Ustawodawczym nr. Zgodnie z Uchwałą nr 24 z dnia 10 marca 2023 r. Spółka wyposażyła się w wewnętrzne Kanały Zgłaszania, które gwarantują poufność tożsamości Zgłaszającego, osoby ułatwiającej złożenie Zgłoszenia, osoby zaangażowanej oraz każdej osoby wymienionej w Zgłoszeniu, a także treści samego Zgłoszenia i powiązanej z nim dokumentacji. Kanały zgłaszania nieprawidłowości, które stanowią alternatywę wobec siebie i mają ten sam cel i skuteczność, są zarządzane wyłącznie przez Menedżera, tj. organ składający się z osób specjalnie wyznaczonych i zewnętrznych w stosunku do Spółki, które spełniają wymagania zawodowe, autonomiczne, niezależne i bezstronne. Należy pamiętać, że Spółka nie ma dostępu do Kanałów Zgłaszania.

a) Zgłoszenie do Kierownika w formie ustnej

Spółka zezwala Zgłaszającemu na składanie Zgłoszeń ustnie. Zgłoszenia ustne należy składać telefonicznie, wysyłając wiadomość na adres Kierownika ds. zgłoszeń (tel. 0341.287976 - 0341.288467) lub, na prośbę Osoby Zgłaszającej, podczas osobistego spotkania ustalonego w rozsądnym terminie.

Jeżeli zgłoszenie zostanie złożone za pośrednictwem spotkania, rozmowy telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu wiadomości głosowych, zgłoszenie zostanie udokumentowane na piśmie za pomocą szczegółowego opisu rozmowy sporządzonego przez właściwy personel, a następnie zweryfikowane, sprostowane i potwierdzone przez Osobę Zgłaszającą, opatrzone jej/jego podpisem.

b) Zgłosić Kierownikowi w formie pisemnej

Raport w formie pisemnej można sporządzić na specjalnie przygotowanym Formularzu, dostępnym tutaj , który należy przesłać, nawet anonimowo, pocztą elektroniczną na adres [email protected] lub pocztą tradycyjną na adres biura Menedżera, zawsze podając sformułowanie „dokumentacja poufna”, na następujący adres:

Kierownik ds. raportowania Le Sac Srl

c/o Campa Avvocati STA Srl

Przez G. Anghileri n. 2

23900 - Lecco (LC)

2. Treść raportu

Zgłoszenia muszą dotyczyć naruszeń istotnych dla celów niniejszego rozporządzenia, zgodnie z definicją podaną w sekcji 3, oraz muszą: i) być szczegółowe i opierać się na precyzyjnych i spójnych elementach, ii) opisywać fakty, które można zweryfikować i które są bezpośrednio znane osobie zgłaszającej (a zatem nie de relato lub ze słyszenia ) oraz iii) zawierać wszystkie informacje niezbędne do jednoznacznego zidentyfikowania sprawców nielegalnego zachowania.

Zgłoszenia nie mogą zatem dotyczyć ogólnych podejrzeń, którym nie towarzyszą dowody faktyczne i/lub dokumentacyjne, ani informacji jedynie zgłoszonych przez osoby trzecie, jeśli Zgłaszający nie zapoznał się ze zgłoszonym zachowaniem, nawet osobiście.

W związku z tym Strona Składająca Zgłoszenie jest zobowiązana wskazać wszystkie elementy przydatne do potwierdzenia prawdziwości zgłoszonych faktów, aby umożliwić przeprowadzenie odpowiednich kontroli w odniesieniu do Zgłoszenia.

W sprawozdaniu należy w szczególności wskazać:

dane osobowe osoby dokonującej Zgłoszenia, wskazujące jej kwalifikacje lub stanowisko zawodowe (jeżeli Zgłaszający nie życzy sobie zachowania anonimowości);

jasny i kompletny opis faktów będących przedmiotem Raportu oraz metod, za pomocą których zostały odkryte;

data i miejsce, w którym nastąpiło zdarzenie;

imię i nazwisko i/lub rola (kwalifikacje, stanowisko zawodowe lub usługa, w ramach której wykonywana jest działalność) Podmiotu/Podmiotów, którzy dopuścili się zgłoszonego zachowania;

możliwa obecność innych zaangażowanych podmiotów;

charakter szkody (np. korupcja, szkoda dla środowiska itp.);

nazwiska i role wszelkich innych osób, które mogą składać sprawozdania na temat faktów będących przedmiotem Sprawozdania;

wszelkie dokumenty mogące potwierdzić prawdziwość podanych faktów;

możliwa obecność świadków;

wszelkie inne informacje, które mogą dostarczyć przydatnych dowodów potwierdzających istnienie przedstawionych faktów.

Anonimowe zgłoszenia będą akceptowane wyłącznie wtedy, gdy będą odpowiednio szczegółowe i będą mogły podkreślać konkretne fakty i sytuacje, które można zweryfikować. Będą one brane pod uwagę wyłącznie wtedy, gdy zostaną należycie uzasadnione i nie okażą się nieistotne lub bezpodstawne.

3 Odbieranie raportów

Kierownik po otrzymaniu Raportu niezwłocznie wypełnia REJESTR Raportów , gdzie należy podać następujące informacje:

progresywny numer identyfikacyjny umożliwiający jednoznaczną identyfikację;

data otrzymania;

użyty kanał raportowania;

klasyfikacja Raportu, oparta na wstępnej ocenie jego treści (Trafne i stosowne, Niedostateczne, Nieistotne);

ustalenia i wnioski z nimi związane.

Raporty muszą zostać wstępnie sklasyfikowane przez Menedżera przy użyciu następujących kryteriów:

Istotne i stosowne : Sprawozdania spełniające wymagania określone w rozporządzeniu, takie jak te umożliwiające wszczęcie dochodzeń następczych. Za istotne uznaje się w szczególności sprawozdania szczegółowe, oparte na precyzyjnych danych faktycznych, niepodatne na różne interpretacje, spójne i zmierzające w tym samym kierunku. Zgłoszenia należy uznać za istotne, jeżeli dotyczą działań lub zaniechań popełnionych lub usiłowanych: i) z naruszeniem krajowych lub unijnych przepisów regulacyjnych, zgodnie z art. 1 Dekretu Ustawodawczego nr. 24/2023; ii) istotne zgodnie z Dekretem Ustawodawczym nr. 231/2001 (proszę zapoznać się z katalogiem przestępstw bazowych, o których mowa w ww. rozporządzeniu).

- Niespełniające wymogów : Zgłoszenia zawierają niewystarczającą treść, aby wszcząć dochodzenie, gdyż nie spełniają wymagań określonych w rozporządzeniu. W takich przypadkach Kierownik może według własnego uznania zwrócić się do Strony Zgłaszającej o dodatkowe informacje niezbędne do wszczęcia dochodzenia w sprawie zgłoszonych faktów, ewentualnie do ponownej klasyfikacji Zgłoszenia jako Istotnego, jeżeli zostaną uzyskane elementy pozwalające na spełnienie wymagań określonych w Rozporządzeniu;

- Nieistotne : Sprawozdania nieistotne w kontekście przepisów dotyczących sygnalizowania nieprawidłowości (Ustawa nr 179/2017 i Dekret ustawodawczy nr 24/2023), ponieważ odnoszą się do: i) Podmiotów, których dotyczą zgłoszenia, niemających powiązań ze Spółką; (ii) fakty, działania lub zaniechania, które nie dotyczą odpowiednich naruszeń rozporządzenia; iii) spory, roszczenia lub żądania związane z czysto osobistym interesem Strony Zgłaszającej.

W przypadku gdy Zgłoszenie zostanie złożone innej osobie niż Kierownik, musi ono zostać przesłane do niego przez osobę, która je otrzymała, w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania; Kierownik poinformuje Stronę Zgłaszającą o jego otrzymaniu.

4. Powstrzymanie się od zarządzania Raportem ze względu na potencjalny konflikt interesów

W przypadku gdy Strona Zgłoszona pokrywa się z Zarządcą lub gdy ma ona interes związany ze Zgłoszeniem, który może zagrozić jej bezstronności i niezależności osądu, musi ona niezwłocznie powiadomić o tym Radę Dyrektorów Spółki i powstrzymać się od uczestniczenia w procesie Zarządzania Zgłoszeniem.

W przypadku otrzymania zawiadomienia dotyczącego członków Zarządu, Zarządzający zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Radę Nadzorczą.

5 działań weryfikujących ważność Raportu

W ramach zarządzania Kanałami Zgłaszania, Menedżer wykonuje następujące czynności:

a) wydaje Stronie Zgłaszającej potwierdzenie otrzymania Zgłoszenia w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania;

b) prowadzi rozmowy ze Stroną składającą raport i w razie potrzeby może zażądać od niej uzupełnień;

c) pilnie monitoruje otrzymane Raporty;

d) przekazuje informacje zwrotne do Raportu w terminie 3 (trzech) miesięcy od dnia potwierdzenia otrzymania, a w przypadku braku takiego potwierdzenia – w terminie 3 (trzech) miesięcy od upływu terminu 7 (siedmiu) dni od otrzymania Raportu.

Weryfikację zasadności okoliczności przedstawionych w Raporcie powierza się Menedżerowi, który postępuje zgodnie z zasadami bezstronności i poufności, podejmując wszelkie działania uznane za stosowne, łącznie z osobistym przesłuchaniem Raportującego i innych podmiotów, które mogą informować o faktach.

Podczas wykonywania czynności mających na celu sprawdzenie prawidłowości Raportu, Kierownik może skorzystać ze wsparcia zewnętrznych konsultantów i/lub współpracy struktur i funkcji spółki, jeżeli ze względu na charakter i złożoność kontroli ich zaangażowanie jest konieczne. W trakcie badania Raportu zagwarantowane jest prawo do zachowania poufności tożsamości Zgłaszającego, chyba że nie jest to możliwe ze względu na charakter prowadzonego dochodzenia. Te same obowiązki postępowania, mające na celu zagwarantowanie poufności Zgłaszającego, dotyczą również osób fizycznych, niezależnie od tego, czy są to konsultantzy, czy pracownicy wewnętrzni, świadczących usługi na rzecz Menedżera.

Po przeprowadzeniu dochodzenia, jeśli Menedżer uzna, że nie ma podstaw do archiwizacji Raportu ze względu na jego bezpodstawność, sporządza specjalny raport dla Zarządu, w którym formalizowany jest kontekst, odnośne ramy regulacyjne i proceduralne, przeprowadzone czynności weryfikacyjne, uzyskane w związku z nimi wyniki, dokumenty lub inne elementy udowadniające nielegalne zachowanie lub popełnione Naruszenie, na potrzeby wszelkich środków dyscyplinarnych podjętych przez Spółkę wobec Zgłoszonej Osoby.

Jeżeli w wyżej wymienionym raporcie Menedżer wskaże profile ulepszeń, działania korygujące i/lub ograniczanie ryzyka, mogą one zostać przekazane, zawsze zgodnie z zasadą ochrony poufności Osoby Zgłaszającej, właściwemu kierownictwu spółki, tak aby mogły zostać ocenione i wdrożone niezbędne działania korygujące i ograniczające ryzyko lub aby zostały przyjęte wszelkie działania ulepszające w celu ochrony Spółki.

Jeżeli Kierownik, po przeprowadzeniu stosownego dochodzenia, stwierdzi bezpodstawność złożonego Zgłoszenia, powiadomi Spółkę w celu oceny ewentualnego nałożenia sankcji dyscyplinarnych na Osobę Zgłaszającą, gdy zostanie stwierdzona jej odpowiedzialność karna za przestępstwa zniesławienia lub oszczerstwa lub w każdym przypadku za te same przestępstwa popełnione w związku ze zgłoszeniem do organu sądowego lub księgowego lub jej odpowiedzialność cywilna z tego samego powodu w przypadkach oszustwa lub rażącego niedbalstwa, nawet w przypadku wyroku wydanego w pierwszej instancji.

6 Poufność i zakaz działań odwetowych

Obowiązkiem Menedżera jest zapewnienie poufności tożsamości Osoby Zgłaszającej oraz wszelkich innych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio ustalić taką tożsamość, od chwili rozpatrzenia Zgłoszenia, nawet w przypadkach, gdy Zgłoszenie okaże się później nieprawidłowe lub bezpodstawne.

Wszystkie otrzymane Zgłoszenia, niezależnie od użytego Kanału Zgłoszeniowego, są archiwizowane i przechowywane przez Menedżera w celu ochrony poufności Osoby Zgłaszającej. Osoby nieupoważnione nie mogą przeglądać ani kopiować Sprawozdania i załączonej dokumentacji.

Tożsamość Osoby Zgłaszającej musi być chroniona na każdym etapie po złożeniu Raportu, z wyjątkiem sytuacji, gdy nie jest to zagwarantowane, gdy zostanie ustalona odpowiedzialność karna Osoby Zgłaszającej za przestępstwa zniesławienia lub oszczerstwa lub w każdym razie za te same przestępstwa popełnione w związku ze zgłoszeniem do organu sądowego lub księgowego, nawet w drodze wyroku wydanego w pierwszej instancji, lub jej odpowiedzialność cywilna z tego samego powodu, w przypadku oszustwa lub rażącego niedbalstwa, a także w przypadkach, gdy anonimowość nie jest egzekwowalna na mocy prawa (zeznania podsumowujące uzyskane przez policję sądową, organy administracyjne lub kontrole organów nadzorczych itp.).

W odniesieniu do zakresu postępowania dyscyplinarnego wobec oskarżonego, tożsamość Zgłaszającego może zostać ujawniona osobie odpowiedzialnej za funkcję w firmie odpowiedzialną za postępowanie dyscyplinarne (Pracodawca i/lub Kierownictwo ds. Zasobów Ludzkich) i/lub oskarżonemu wyłącznie w przypadkach, gdy:

istnieje wyraźna zgoda Osoby Zgłaszającej; to znaczy

kwestionowanie zarzutu dyscyplinarnego opiera się wyłącznie na Raporcie, a znajomość tożsamości Sprawozdawcy jest absolutnie niezbędna do obrony oskarżonego, zgodnie z jego pisemnym żądaniem i uzasadnieniem. W takich okolicznościach do podmiotu posiadającego uprawnienia dyscyplinarne (pracodawcy i/lub kierownictwa działu kadr) należy ocena wniosku oskarżonego i ustalenie, czy istnieje warunek bezwzględnej niezbędności znajomości imienia i nazwiska Sygnalisty dla celów obrony. Jeżeli uzna się, że zachodzi taka potrzeba, osoba uprawniona do podjęcia działań dyscyplinarnych musi złożyć Kierownikowi uzasadniony wniosek, zawierający jasne i precyzyjne uzasadnienie powodów, dla których znajomość tożsamości Zgłaszającego jest niezbędna.

Osoba posiadająca uprawnienia dyscyplinarne podlega tym samym obowiązkom postępowania, mającym na celu zachowanie poufności Zgłaszającego, jakie zobowiązany jest zachować Kierownik.

W przypadku przekazania Zgłoszenia innym strukturom/organom korporacyjnym w celu przeprowadzenia czynności dochodzeniowych, przekazana musi zostać wyłącznie treść Zgłoszenia, usuwając - w miarę możliwości - wszelkie odniesienia, na podstawie których można ustalić, nawet pośrednio, tożsamość Osoby Zgłaszającej.

Spółka, zgodnie z ustawą nr. 179/2017 i dekretu ustawodawczego nr. 24/2023 zakazuje wszelkich działań odwetowych lub dyskryminacji wobec Sprawozdawcy z przyczyn bezpośrednio lub pośrednio związanych ze Sprawozdaniem i zamierza dochodzić swoich praw w ramach przepisów prawa oraz zgodnie z sankcjami dyscyplinarnymi przewidzianymi przez CCNL stosowanymi w spółce:

każda osoba naruszająca środki ochrony Sygnalisty poprzez podejmowanie działań odwetowych i/lub dyskryminacyjnych;

każdy, kto w złej wierze, w wyniku oszustwa lub rażącego zaniedbania składa Zgłoszenia, które następnie okazują się bezpodstawne.

Przyjęcie środków odwetowych lub dyskryminacyjnych wobec podmiotów składających Raporty, o których mowa w Rozporządzeniu, może zostać zgłoszone do Krajowego Urzędu Antykorupcyjnego (ANAC), zgodnie z postanowieniami Dekretu Ustawodawczego nr 133/2003. 24/2023, do Państwowej Inspekcji Pracy w celu podjęcia działań należących do jej właściwości, a także do wskazanej przez Zgłaszającego organizacji związkowej.

7. Metody archiwizacji i przechowywania dokumentacji

Kierownik przechowuje REJESTR RAPORTÓW oraz wszelką otrzymaną dokumentację zgodnie z obowiązkami zachowania poufności określonymi w Dekrecie Ustawodawczym 24/2023 i Rozporządzeniu UE 2016/679 przez czas niezbędny do przetworzenia Raportu, lecz w każdym przypadku nie dłużej niż 5 (pięć) lat od daty przekazania ostatecznego wyniku procedury Raportowania.

8 Raporty zewnętrzne.

Osoba zgłaszająca może zgłaszać naruszenia do ANAC (Krajowego Urzędu Antykorupcyjnego) za pośrednictwem odpowiednich kanałów ustanowionych przez ten Urząd, wyłącznie jeśli spełnione są następujące warunki:

w kontekście Twojej pracy nie przewidziano uruchomienia wewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń lub kanał ten, nawet jeśli jest obowiązkowy, nie jest aktywny lub nawet jeśli jest aktywowany, nie jest zgodny z postanowieniami art. 4 Dekret ustawodawczy nr 24/2023;

Osoba zgłaszająca złożyła już wewnętrzny raport i nie podjęto w tej sprawie żadnych działań;

osoba zgłaszająca ma uzasadnione podstawy sądzić, że w przypadku dokonania przez nią wewnętrznego Zgłoszenia nie zostanie ono skutecznie rozpatrzone lub że samo Zgłoszenie może wiązać się z ryzykiem odwetu;

Strona Zgłaszająca ma uzasadnione podstawy sądzić, że Naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego.